Tresoreria i Cartera
Gestiona la caixa, venciments, remeses SEPA, impagats, conciliació bancària i compensació de cobraments i pagaments amb el mòdul de tresoreria de Stratya.
Des del mòdul de Tresoreria i Cartera gestioneu tot allò relacionat amb el dia a dia de la gestió monetària de l'empresa: caixa, venciments de cobrament i pagament, remeses bancàries, impagats, conciliació amb el banc i compensacions entre clients i proveïdors.
1. Registres de caixa
Registreu les entrades i sortides d'efectiu d'una caixa de metàl·lic que pugueu tenir al centre de treball.
Al directori veieu tots els moviments ordenats per data: número, concepte, si estan comptabilitzats, import al deure, import a l'haver i el saldo resultant en aquell moment. Podeu filtrar i cercar moviments per data i exportar-los a Excel.
Crear un registre de caixa
| Camp | Descripció |
|---|---|
| Data | Data del moviment. |
| Número | Donat per defecte (any + número de moviment). |
| Concepte | Breu descripció del moviment. |
| Observacions | Detall addicional del moviment, si cal ampliar el concepte. |
| Deure | Import si és una entrada a caixa. |
| Haver | Import si és una sortida de caixa. |
| Saldo | Saldo de caixa calculat automàticament a partir del nou registre (no modificable). |
| Comptabilitzat? | Marqueu-ho un cop hagueu reproduït el moviment a la comptabilitat. |
2. Venciments
Aquí veieu tots els venciments del sistema, tant de clients com de proveïdors, pendents de cobrament o pagament, i els podeu gestionar.
Amb la lupa accediu als filtres: cobraments o pagaments, interval de dates, import de venciment, forma de pagament, o mostrar només els venciments ja vençuts.
A la dreta de cada venciment teniu icones per dividir-lo, imprimir-lo (document per lliurar al client, normalment un venciment de cobrament) o editar-lo (llapis) per canviar imports, forma de pagament i altres camps editables.
Marcar venciments com a cobrats o pagats
Seleccionar venciments
Marqueu el quadradet de l'esquerra de cada venciment. A la part inferior de la pantalla es va actualitzant el nombre de venciments seleccionats i l'import total.
Cobrar/pagar seleccionats
Cliqueu la icona de la roda (superior dreta), "cobrar seleccionats". Indiqueu si voleu una data de cobrament concreta, la data de factura o la data de venciment.
Comptabilització
Si teniu la comptabilitat activa, el sistema pregunta si voleu comptabilitzar els venciments junts, separats, o no comptabilitzar-los encara.
Dividir un venciment en marcar-lo com a cobrat
Si al requadre en blanc que hi ha al costat de l'import hi informeu una quantitat inferior a l'import del venciment (per exemple, el venciment és de 25 i hi poseu 5) i cliqueu cobrar seleccionats, el sistema entén que voleu dividir el venciment: el parteix en dos i marca com a cobrat només l'import que heu indicat (5), deixant la resta (20) pendent. És a dir, es fan en un sol pas la divisió i el cobrament, sense necessitat de dividir-lo abans amb el llapis.
3. Remeses
Genereu fitxers de remesa per enviar al banc, tant de cobrament com de pagament. Les remeses de cobrament també poden vincular-se a una línia de descompte.
Al directori veieu el tipus (cobrament/pagament), l'estat (pendent o informada com a cobrada/pagada), la data de remesa, la data de cobrament, el compte d'origen, el codi que el sistema assigna a cada remesa, el nombre de rebuts o transferències que conté, l'import total, i si està comptabilitzada i el fitxer ja generat.
Amb la lupa filtreu per tipus (cobrament/pagament), estat, interval de dates, compte de càrrec o abonament, i si estan comptabilitzades o no.
L'opció "anticipat" al filtre de tipus està obsoleta i no es documenta en aquest manual.
Configuració prèvia: sufix bancari
El sufix és un codi de tres dígits associat al compte bancari, obligatori per generar i enviar fitxers de cobrament i pagament. S'informa des de Panell → Configuració → Configuració bàsica → Comptes bancàries, al mateix registre on heu donat d'alta el compte. Alhora indiqueu si l'esquema és Core o B2B:
- Core: permet la devolució del rebut durant més setmanes.
- B2B: permet la devolució del rebut durant menys dies (confirmeu el termini exacte amb el banc).
Crear una remesa
| Camp | Descripció |
|---|---|
| Codi | Numèric per defecte, modificable. |
| Tipus | Cobrament (fitxer de rebuts) o pagament (fitxer de transferències). |
| Data remesa | Data de creació del fitxer. |
| Data cobrament | Data en la qual es vol l'abonament de la remesa. |
| Compte d'abonament | Compte origen o destí dels cobraments o pagaments. |
| Sufix | Obligatori, associat al compte seleccionat. |
| Remesa al descompte | Només per cobraments: si es marca, el banc avança l'import immediatament i és qui es fa càrrec de cobrar-lo del client en la data de venciment. Si no es marca, el cobrament s'efectua en la pròpia data de venciment. |
| Tipus concepte | Factura (hi surt el número de factura) o text lliure (per informar el text que veurà el client o proveïdor al banc). |
| Cobrada | Marqueu-ho quan l'abonament al banc sigui confirmat (marca automàticament totes les factures). |
Afegir venciments a la remesa
El directori inferior només mostra els venciments amb rebut bancari (per a cobraments) o transferència (per a pagaments) informats.
- Per lots: filtreu per data i/o client (o grup de client) i cliqueu la icona del costat de la paperera, "afegir tots els venciments a la remesa".
- Un a un: cliqueu la icona al costat de l'import de cada venciment, "afegir el venciment a la remesa".
El sistema va sumant els venciments incorporats i mostra el total i el nombre de venciments de la remesa.
Desar
Un cop la remesa tingui tots els venciments correctes, deseu-la.
Generar fitxer
Genereu el fitxer (format antic o format SEPA), descarregueu-lo i envieu-lo per banca electrònica a l'entitat corresponent.
Marcar com a cobrada/pagada
Un cop confirmat l'abonament al banc, marqueu la remesa com a cobrada i informeu la data de cobrament.
Comptabilitzar
Amb la remesa cobrada, apareix la icona "traspassar remesa a comptabilitat" per generar-ne l'assentament. També es pot fer des de Tresoreria i Cartera → Conciliació bancària.
La remesa es pot imprimir en qualsevol moment. Només es pot eliminar si encara no està marcada com a cobrada i no s'ha generat el fitxer.
4. Impagats
Gestioneu les factures retornades per rebut bancari.
Al directori veieu totes les remeses d'impagats generades, amb el seu estat, codi, data d'alta, data d'impagament, els venciments que la componen, si l'import ja està comptabilitzat, i l'entitat bancària des de la qual s'ha retornat el rebut. Podeu filtrar per data, comptabilitzat o no, import i entitat bancària.
Crear un impagat
Dades de l'impagat
Seleccioneu el banc que ha retornat el rebut i informeu la data d'impagament.
Localitzar el venciment
Amb el filtre avançat, cerqueu el venciment retornat per número de factura, import, data de factura o data de remesa.
Incorporar el venciment
Cliqueu la icona "afegir al registre" al costat de l'import de la línia. El sistema mostra el nombre de venciments i l'import total, igual que a les remeses.
Marcar com a impagat
Deseu els canvis i executeu "marcar les factures i venciments seleccionats com a impagats i generar els nous venciments corresponents".
En marcar-lo, la factura queda informada com a impagada (genera una incidència, consultable des del directori de factures filtrant per incidència), i es crea un nou venciment sense forma de pagament perquè hi definiu com es cobrarà finalment (nou rebut, efectiu, transferència, etc.).
Igual que a les remeses, un cop generat el fitxer d'impagats apareix la icona per traspassar-lo a comptabilitat i generar l'assentament corresponent. Si torneu a entrar al fitxer, podeu consultar l'assentament generat i, si no és correcte, eliminar-lo i tornar-lo a comptabilitzar.
5. Conciliació bancària
Compara els moviments descarregats del banc amb els venciments de factures de clients i proveïdors, permetent casar-los i comptabilitzar-los d'un cop —o casar-los directament amb comptes comptables— fent molt més àgil la comptabilització de bancs.
Primer ús: enllaç Open Banking
Compte bancària configurada
Perquè un compte aparegui al desplegable, cal haver-la donat d'alta prèviament a Panell → Configuració → Configuració bàsica → Comptes bancàries.
Seleccionar compte
Al desplegable de conciliació bancària, seleccioneu el compte amb el qual voleu treballar.
Connectar amb l'entitat
Si és el primer ús, cliqueu la icona del costat del compte per vincular-lo (Open Banking). Us redirigirà a la vostra banca electrònica perquè doneu permís a l'entitat per compartir els moviments amb Stratya.
Actualitzar moviments
Un cop fet l'enllaç, cada cop que vulgueu veure moviments nous cliqueu la mateixa icona.
Per seguretat, cal repetir la connexió amb l'entitat bancària cada tres mesos.
Consultar moviments
A la part esquerra veieu tots els moviments: pendents i conciliats. Filtreu-los per mostrar-los tots, només ingressos, només despeses, o per interval de dates. Sense filtres, es mostra l'extracte complet del compte.
Conciliar un moviment
Marcar el moviment
Al llistat de pendents, marqueu el quadradet del moviment. S'activa la part dreta de la pantalla.
Coincidència exacta
Si el sistema troba un venciment amb el mateix import, el proposa. Si és correcte, cliqueu conciliar: el venciment queda informat com a cobrat o pagat i es genera l'assentament comptable automàticament.
Sense coincidència exacta
Si l'import no coincideix (per exemple, un xec abonat amb comissions descomptades), filtreu i cerqueu el cobrament o pagament del client/proveïdor corresponent a la part dreta i concilieu-lo igualment.
Diferència d'import
Si queda una diferència entre l'import del banc i el del venciment, cliqueu Altres per imputar-la (tota o en part) a una subcompte comptable — per exemple, una comissió bancària. Cerqueu i seleccioneu la subcompte i conciliar.
Conciliar contra una subcompte comptable
Quan el moviment del banc no correspon a cap venciment del sistema (ni cobrament ni pagament de factura), cliqueu Altres, informeu l'import i cerqueu la subcompte contra la qual voleu fer l'assentament (per exemple, per registrar el pagament d'una assegurança).
També es poden conciliar per aquesta via remeses de cobrament, remeses de pagament i remeses de nòmines.
Forçar conciliació
Si un moviment ja està comptabilitzat prèviament (o es comptabilitzarà per un altre camí) i no voleu que continuï apareixent com a pendent, marqueu-lo i cliqueu la icona de conciliar (al costat de la fletxeta) i escolliu forçar conciliació. El moviment desapareix del llistat de pendents sense generar-hi assentament des d'aquí.
6. Compensació de cobraments/pagaments
Permet compensar documents de clients i proveïdors entre si. S'utilitza habitualment quan una mateixa entitat o persona física és alhora client i proveïdor, evitant haver de cobrar i pagar per separat.
Al directori veieu les compensacions ja fetes: codi, data d'alta, estat, client i proveïdor compensats.
| Camp | Descripció |
|---|---|
| Codi | Numèric per defecte. |
| Data | Data en la qual es vol fer efectiva la compensació (serà la data dels venciments compensats). |
| Client | Client a compensar. |
| Proveïdor | Proveïdor a compensar. |
| Venciment de compensació | Quan hi ha diferència d'import entre client i proveïdor, indiqueu quin venciment absorbeix l'excés de saldo. |
| Compensat | En marcar-ho, els venciments seleccionats queden com a cobrats/pagats. |
Configuració
Informeu la data, el client i el proveïdor, i deseu els canvis.
Selecció de venciments
Apareixeran els venciments de cadascun susceptibles de ser compensats. Marqueu els que voleu compensar i, si cal, indiqueu el venciment de compensació.
Desar
Deseu els canvis. El sistema fa el procés de compensació.
Els venciments compensats queden marcats amb la forma de pagament Compensació (configurada a Panell → Configuració → Formes de pagament, amb una subcompte comptable associada). En comptabilitzar-los, el client es carrega/abona contra aquesta subcompte i el proveïdor de la mateixa manera; com que els imports compensats de client i proveïdor coincideixen, aquesta subcompte pont queda sempre a zero.
Si els imports de client i proveïdor no coincideixen exactament, el venciment de compensació queda dividit: la part compensada i la part restant, que no queda marcada com a cobrada ni pagada fins que es cobri/pagui normalment o s'inclogui en una compensació posterior.
El procés de compensació no comptabilitza automàticament: els venciments queden marcats com a cobrats/pagats i cal fer l'assentament des del propi venciment o des de Comptabilitat → Traspassos.
7. Llistats
Cobraments i pagaments
Llistat principal de tresoreria. Segons els filtres, mostra els venciments pendents, els ja cobrats/pagats, o tots dos alhora.
| Filtre | Descripció |
|---|---|
| Tipus | Cobraments o pagaments. |
| Client/Proveïdor | Si es deixa buit, mostra tots. |
| Interval de dates | De factura, de venciment, o de cobrament/pagament (per veure el que ja s'ha liquidat). |
| Sèrie | Una en concret o totes. |
| Banc | Només venciments d'un banc concret. |
| Interval de número de factura | Des de / fins a. |
| Forma de pagament | — |
| Agent comercial | — |
| Agrupació | Per client/proveïdor o per data de venciment (recomanat: per data de venciment, és el més intuïtiu i habitual). |
| Número de pagaré | Si s'utilitza aquesta forma de pagament i s'informa al venciment. |
| Cobrat | Sí / No / Tots. |
| Grup de clients/proveïdors | Filtra només un grup concret. |
Un cop informats els filtres, genereu una exportació a Excel o un PDF ordenat segons els criteris indicats, amb els paràmetres de filtre reflectits al document.
Variacions del llistat
Dues variacions del llistat principal, amb el mateix funcionament però amb filtres específics:
- Cobraments i pagaments per banc i forma de pagament
- Cobraments i pagaments per banc i venciment
Ambdós permeten també generar PDF i Excel amb els resultats en funció dels paràmetres filtrats.
Passos següents
- Comptabilitat → — Traspassos de remeses i cobraments a comptabilitat
- Factures de clients → — Gestiona els venciments de les factures
- Proveïdors → — Gestiona els pagaments als proveïdors