Albarans de Proveïdor
Consulta els albarans rebuts dels proveïdors, tant si venen d'una comanda com si es creen directament, i converteix-los en factures.
Visió general
Albarans Proveïdors conté tots els albarans d'un proveïdor, tant si s'han generat en rebre una comanda com si s'han creat directament.
Vés a /Home i obre Proveïdors → Albarans Proveïdors per accedir al directori.
Permisos d'Albarans Proveïdors
El recurs que governa aquesta pantalla es diu Proveïdors albarans.
| Què vols fer | Què necessites |
|---|---|
| Veure el menú Proveïdors → Albarans Proveïdors i el directori | R de Proveïdors albarans |
| Crear, modificar, duplicar o eliminar un albarà | W de Proveïdors albarans |
| Obrir la pantalla Crear factura a partir de l'albarà | T de Proveïdors albarans |
| Desar la factura generada des de l'albarà | W de Proveïdors albarans |
| Obrir la pestanya Analítica d'un albarà | R de Proveïdors albarans i R d'Analítica - Distribució |
| Exportar els albarans o les seves línies a Excel | R de Proveïdors albarans i R d'Exportació Dades |
| Importar albarans des d'Excel a Processos | W de Proveïdors albarans |
Veig la pestanya Analítica però no hi puc entrar
La pestanya Analítica de la fitxa d'un albarà es mostra sempre que l'albarà estigui desat, però només s'obre si tens el permís de lectura del recurs Analítica - Distribució. Sense aquest permís, en clicar-la Stratya mostra la pàgina Accés restringit.
Consultar els albarans
El directori mostra Estat, Alta, Albarà (any/sèrie/número), Import (o BI segons el commutador d'IVA), Mail, Proveïdor i Expedient.
Quan un albarà ja està facturat, la columna Estat mostra Facturat juntament amb el codi i la data de la factura resultant.
Filtrar
La barra de filtres permet combinar Sèrie, Albarà, Estat, Proveïdor, Data Alta (rang), Expedient, Usuari creació, Departament i Referència. La casella superior Filtrar per proveïdor... fa una cerca ràpida pel nom del proveïdor.
Alternar la visualització de l'IVA
La icona d'IVA de la barra superior alterna entre Mostrar imports amb IVA als directoris dels documents comercials i Mostrar imports sense IVA als directoris dels documents comercials.
Llegir els totals
Al peu, Num: indica quants albarans compleixen els filtres i Total: en mostra l'import acumulat.
Exportar
Les icones d'Excel permeten exportar els albarans o les seves línies. Requereixen el permís de lectura d'Exportació Dades.
Per què no veig un albarà antic al directori?
El directori d'Albarans Proveïdors mostra:
- tots els albarans de l'exercici actual, i
- els d'exercicis anteriors només si encara no estan facturats i no estan marcats com a No Facturable.
Per tant, un albarà d'un any anterior ja facturat deixa d'aparèixer al directori; el trobaràs des de la factura que el conté o des de la pestanya Documents de la fitxa del proveïdor desactivant el commutador Exercici actual. A més, si a la teva fitxa d'usuari les opcions Pot veure totes les sèries o Pot veure tots els proveïdors estan desactivades, només veus els albarans de les sèries i dels proveïdors que t'han assignat.
Estats d'un albarà de proveïdor
| Estat | Significat |
|---|---|
| Inicial | Albarà encara no confirmat. Només existeix a les empreses configurades per crear els albarans en aquest estat |
| Pendent | Albarà en ferm, pendent de facturar |
| Facturat | Albarà ja inclòs en una factura de proveïdor; l'estat enllaça amb la factura |
Per què aquest albarà ja no es pot editar?
Quan un albarà de proveïdor està lligat a una factura (estat Facturat), la fitxa queda només de consulta: els camps no es poden modificar, no s'hi poden afegir ni treure línies d'article i la icona Eliminar el registre es mostra desactivada. Per modificar-lo cal actuar primer sobre la factura (treure'n l'albarà o eliminar la factura), amb permís W de Proveïdors factures.
Fitxa d'albarà
Clica un registre per obrir un albarà, o clica + NOU per crear-ne un directament (el botó només apareix amb permís W). La fitxa té les pestanyes Dades, Articles i Analítica; a les empreses amb autoritzacions de compra actives s'hi afegeix Autoritzacions quan l'albarà ja no està en estat Inicial.
Dades
- Informació de l'albarà: Codi, Estat (quan és Facturat, amb una lupa Anar al document que obre la factura) i Data Alta. Si l'albarà s'ha generat en rebre una comanda, sota el codi apareix el codi d'aquella comanda amb una lupa Anar al document que l'obre
- Dades empresa: Proveïdor (obligatori), Nom Personalitzat i NIF Personalitzat, Direcció, Referència proveïdor, Codi Alternatiu, Concepte albarà, Expedient, Ruta, Transportista, Matrícula, Remolc, Xofer i Departament
- Econòmic: BI, Divisa, IRPF, Tipus IRPF (General, Arrendaments dineraris, Arrendaments en espècies), Codi Comptable IRPF, Aplicar IRPF sobre (BI o BI + IVA), Tipus operació (IVA), Incoterms, el commutador No Facturable, Condició de pagament, Forma de pagament, els comptes bancaris, el recàrrec d'equivalència i la Sèrie Facturació que farà servir la factura resultant
- Observacions
Quan apareixen els camps de compte bancari (CCC)
Els camps de compte bancari de l'albarà depenen de la Forma de pagament seleccionada:
- Rebut Bancari o Xec/Pagaré: es mostra només CCC Empresa.
- Transferència: es mostren CCC Empresa i CCC Proveïdor.
- Qualsevol altra forma de pagament: no es demana cap CCC.
Si el camp de CCC és visible i el deixes buit, en desar l'albarà apareix l'avís Falta CCC i el document no es desa. Els comptes que es poden triar són els definits als blocs CCC Empresa i CCC Proveïdor de la fitxa del proveïdor.
Sèrie Facturació
La Sèrie Facturació determina la sèrie de la factura que es generarà a partir de l'albarà. Si es deixa buida, la factura utilitza la sèrie per defecte de l'albarà. També és un dels criteris que fa que la Facturació Massiva agrupi o separi albarans en factures diferents.
Articles
Afegeix, edita i elimina línies d'article igual que a la resta de documents de compra. Amb l'albarà en estat Facturat la pestanya queda només de consulta.
Analítica
Mostra el desglossament analític de l'albarà (super centre, centre i unitat de control) quan hi ha expedients configurats amb centres de cost. Requereix el permís de lectura d'Analítica - Distribució.
Accions de la fitxa d'un albarà
Amb permís W i l'albarà no facturat, la barra d'accions inclou:
- Obrir en una nova pestanya
- Eliminar el registre — confirma amb Desitja eliminar el registre? Si elimina el registre perdrà tota la informació associada. Si l'albarà està associat a contenidors de recepció, el missatge avisa abans: L'albarà està associat amb contenidors de recepció, si elimina l'albarà també seran eliminats.
- Crear factura a partir de l'albarà — confirma amb Desitja crear una factura a partir de l'albarà ?
- Generar albarà de venda — crea un albarà de client a partir d'aquest albarà de proveïdor
- Imprimir
- Fitxa auditoria
- Duplicar registre
- Enviar document per correu electrònic
- Fitxa registre (notes) i Fitxa gestió documents adjunts
- Els controls de desplaçament entre els albarans filtrats al directori
A les empreses on els albarans es creen en estat Inicial apareixen, a més:
- Passar albarà a estat pendent (quan l'estat és Inicial) — confirma amb Desitja passar aquest albarà a pendent?
- Passar albarà a estat inicial (quan l'estat és Pendent) — confirma amb Desitja passar aquest albarà a inicial?
Per què veig Crear factura a partir de l'albarà desactivat?
L'acció es mostra desactivada quan es dona qualsevol d'aquestes condicions:
- L'albarà no està en estat Pendent (és a dir, està en Inicial o ja Facturat).
- L'albarà té activat el commutador No Facturable.
- L'empresa té les autoritzacions de compra actives i l'albarà està pendent d'autoritzar (en aquest cas també queda desactivada la impressió).
- A les empreses amb el mòdul d'Amortitzacions i l'opció corresponent activada, quan alguna línia del grup 2 no està vinculada a cap actiu.
Per què en prémer Crear factura a partir de l'albarà em diu que no es pot facturar?
Abans d'obrir la pantalla de creació, Stratya comprova les dades de pagament de l'albarà. Si en falta alguna, mostra el missatge Aquest albarà no es pot facturar degut al següent error: (o ...degut al següents errors: si n'hi ha més d'un) seguit del detall:
| Detall del missatge | Com resoldre'l |
|---|---|
| La forma de pagament és obligatòria | Informa la Forma de pagament a la pestanya Dades de l'albarà |
| La condició de pagament és obligatòria | Informa la Condició de pagament a la pestanya Dades de l'albarà |
| La forma de pagament requereix un compte bancari | Informa el CCC Empresa i, si la forma de pagament és Transferència, també el CCC Proveïdor |
| El banc seleccionat està passat a històric | Tria un compte bancari d'una entitat activa a la fitxa del proveïdor |
Generar albarà de venda també es mostra desactivat si l'albarà està en estat Inicial.
Generar una factura a partir d'un albarà
Iniciar la factura
Clica Crear factura a partir de l'albarà i confirma Desitja crear una factura a partir de l'albarà ?. S'obre la pantalla Servir Albarà Proveïdors amb el bloc NOVA FACTURA.
Omplir els camps obligatoris
- CODI (obligatori): exercici i sèrie es mostren fixos i el número es proposa; si l'empresa té la numeració automàtica activada, el número no es pot canviar. Si es deixa buit apareix Falta CODI.
- Referència proveïdor (obligatori): si es deixa buida apareix Referència proveïdor és un camp requerit. Si la referència ja consta en una altra factura, apareix l'avís Aquesta referència ja està definida a una factura (avís informatiu, no bloqueja).
- Data Factura i Data entrada (data comptable): si el format no és vàlid apareix Error DATA. L'any de la data comptable ha de coincidir amb l'any de la factura; si no, apareix L'any comptable no es correspon amb l'any de la factura i ha de coincidir.
Desar
En desar es genera la factura i Stratya et porta a la seva fitxa a Factures Proveïdors. L'albarà passa a estat Facturat, queda només de consulta i la seva columna Estat al directori enllaça amb la nova factura.
Puc desfer la facturació d'un albarà?
No hi ha cap acció per desfer-la directament des de l'albarà. Cal anar a la factura generada i, amb permís W de Proveïdors albarans, treure'n l'albarà des de la pestanya Albarans de la factura, o eliminar la factura sencera amb permís W de Proveïdors factures. Una factura ja traspassada a comptabilitat, amb algun venciment pagat o inclòs en una remesa no permet cap d'aquestes operacions fins que s'anul·li el traspàs o el pagament.
Facturar molts albarans de cop
Per convertir en factures diversos albarans pendents en una sola operació, fes servir Facturació Massiva (Proveïdors).