Mòdul d'Expedients / Projectes

Un expedient (o projecte — ambdós termes es fan servir indistintament) és l'eina de Stratya per controlar l'evolució d'un treball o d'un conjunt de tasques: quant s'ha previst gastar i cobrar, quant s'ha imputat realment, i si el resultat és positiu o negatiu.

Punts del menú d'Expedients

Directori d'expedients

Com tot directori de Stratya, hi ha el botó blau Nou, exportació a Excel i un botó Imprimir (el mateix contingut que l'Excel, en PDF).

Filtres

• Codi d'expedient
• Nom de client
• Període d'inici i període de fi (entre dates)
• Descripció (cerca parcial o total)
• Estat — obert o tancat
• Excés d'hores / Excés d'import — interruptors ràpids que mostren només els expedients que han superat les hores o l'import previst

Tipus d'expedient

• Plantilla / no plantilla — Una plantilla predefineix quins capítols o partides tindran sempre els expedients d'un tipus concret.
• Global / no global — Un expedient global aplica a qualsevol client. Un expedient no global ha de tenir un client assignat.
• Ad hoc — Tipologia lliure, creada pel propi usuari (des de Panell), per categoritzar i analitzar expedients agrupats.

Fitxa d'expedient

La informació es distribueix en pestanyes, i dins de cada pestanya, en grups.

Dades

Camps identificatius i de planificació:

Quadre d'avanç. El percentatge d'avanç no es calcula automàticament: l'introdueix manualment l'usuari, i el sistema en guarda l'històric per data. Això és així perquè el cost imputat no sempre reflecteix l'avenç operatiu real: es pot tenir gairebé el 100% del cost imputat sense que l'obra estigui, a la pràctica, tan avançada.

Resum general. A la mateixa pestanya es veu el total d'hores previstes vs. imputades i d'import previst vs. imputat, sumant tots els capítols i subcapítols.

Saldo pendent i Resultat. A la part inferior:

• Saldo pendent — Previsió de costos (compres rebudes o comandes confirmades a proveïdor encara sense factura) i d'ingressos (comandes de client confirmades encara sense albarà ni factura) que encara no computen com a definitius.
• Resultat — Inclou el que ja és ferm: factures de client, suplits, altres ingressos, i els costos de materials, proveïdors i registres de treball. D'aquí surt el marge, en format gràfic i numèric.

El interruptor Incloure la part pendent de facturació suma virtualment el saldo pendent al resultat, per tenir una previsió completa.

Evolució (gràfiques)

Mateixa informació de saldos i resultats, en format de gràfiques: evolució mensual de despeses rebudes i factures emeses/rebudes, i els imports previstos per capítol, tant en hores com en import.

Capítols

Arbre de capítols, subcapítols i un tercer nivell de detall, amb el botó + per afegir-ne un de nou a l'arrel, o dins d'un capítol per crear-hi un subcapítol.

Cada partida té:

Codi de colors del progrés: verd per sota del 75% d'execució (en cost o en hores), groc a partir del 75%, i vermell quan se supera el previst.

Accions disponibles a cada nivell: duplicar (capítol i tota la seva estructura), guardar i eliminar. Dins d'una partida es pot afegir una llista de materials (botó amb icona de diana): un autocomplete per cercar l'article, el cost es proposa automàticament si l'article el té definit (o s'introdueix manualment), i s'hi indica la quantitat — el total s'afegeix a l'import previst de la partida. Tornar a clicar la diana permet consultar els materials ja assignats; eliminar reinicia la partida a l'estat anterior.

Documents

Tots els documents comercials —de venda i de compra— que tenen aquest expedient assignat (s'assigna des del camp Expedient de la pestanya Dades de qualsevol pressupost, comanda, albarà o factura).

Es pot filtrar per dates del document, tipus (client o proveïdor), nom de client o de proveïdor, i amagar albarans o factures per reduir soroll visual. A la dreta es mostra un resum/balanç dels imports.

Registres de treball

Tots els partes que els operaris, treballadors o col·laboradors han imputat a aquest expedient, amb accés directe a cada part. A la dreta, un resum del total d'hores i cost imputats (el cost només es calcula si cada recurs/persona té una categoria amb cost associat) i de la planificació (quines de les hores previstes s'han arribat a planificar, i amb quin cost).

Detall d'un registre de treball (part):

Els partes es poden crear tant des del portal web com des de l'app de Stratya (l'app preomple l'usuari, ja que hi ha una sessió iniciada). Només calen els camps amb asterisc. El sistema calcula l'import de les hores (a partir del cost per categoria) i el total de despeses per separat.

Botonera del part: Guardar, Guardar i nou, Enviar per correu, Imprimir, Fitxa d'auditoria i Duplicar (per no haver de tornar a introduir tota la informació).

Suplits i lliuraments a compte

Especialment útil per a despatxos d'arquitectura, advocacia o economistes.

Personal

Les persones assignades al projecte i com estan calendaritzades. El botó Assignar permet triar, d'entre els usuaris de l'aplicació, a qui i en quina data s'assigna al projecte.

Materials

Llista de tots els materials assignats i a quins capítols pertanyen (els mateixos que s'assignen des de la pestanya Capítols amb la diana). Útil per generar comandes de compra a proveïdor.

Agenda

Aprofita la part de CRM de Stratya: una cita del calendari amb aquest expedient assignat passa automàticament a formar part del seu històric (per exemple, una visita a un client, amb la data, qui la va crear i el tipus). Permet tenir un registre de per què l'expedient es troba en l'estat en què es troba. Filtrable i exportable a Excel.

Documents adjunts

Documentació sempre disponible i vinculada a l'expedient.

Botonera de capçalera

• Paginació — Navegar entre expedients segons els filtres del directori.
• Imprimir — Diversos models d'informe (vegeu més avall).
• Distribució analítica — Com s'imputen els costos a cada partida.
• Adjunts, notes, fitxa d'auditoria
• Passar a l'històric
• Duplicar — Fa una còpia de l'expedient.
• Eliminar

Informes disponibles

Altres punts del menú

Els punts següents del menú d'Expedients treballen de manera transversal, sense necessitat d'entrar a la fitxa d'un expedient concret.

Diagrama de Gantt

Visualitza per mes els expedients amb planificació (dates d'inici i fi). La icona d'ull porta a la fitxa de l'expedient; clicar el nom desplega els capítols i subcapítols, cadascun amb la seva pròpia franja al diagrama si té planificació pròpia.

Personal

Directori de totes les persones que poden intervenir als expedients, tinguin o no usuari de l'aplicació — imputar-los hores no requereix llicència. Sense una fitxa aquí, ningú pot tenir partes de treball, encara que disposi d'usuari del sistema.

Accions: paginació entre persones, alta, imprimir targeta de codi de barres, fitxa d'auditoria, eliminar.

Planificador de personal

Vista àgil de tot el personal (intern i extern) per assignar-lo ràpidament a expedients en un període concret, indicant si el part es farà per administració o per metres i quantes hores es volen planificar. Es marquen les persones i el projecte amb els checkbox corresponents i es prem Assignar.

Cada assignació mostra un indicador amb el nombre de projectes assignats a la persona en el període (o, des de l'expedient, el nombre de treballadors assignats a l'expedient); clicant-hi es veu el detall.

Calendari planificador

Mostra, per a cada persona del directori de Personal, la càrrega de treball prevista o assignada: passant-hi per sobre apareix un tooltip amb les hores, segons l'horari assignat (integrat amb l'app MyChronos). Des d'aquí també es pot assignar una persona a un projecte per a un dia concret.

Registres de treball (directori)

Directori de tots els partes, amb accés al mateix detall que es veu des de la pestanya de Registres de treball d'un expedient (dades, hores, despeses i materials).

Botonera del part: Guardar, Nou, Enviar per correu, Imprimir, Fitxa d'auditoria, Duplicar, Generar albarà (si la persona té un article de venda associat al tipus d'hores, genera un albarà per les hores multiplicades pel preu de la seva categoria), un cronòmetre (comença a comptar l'hora d'inici i fi de la dedicació) i Adjuntar (per exemple, fotos d'abans/després d'una reparació, o d'un albarà de compra a proveïdor).

Resum de registres de treball

Agrupa diversos partes (d'un client i expedient, en un rang de dates) en un únic document que el client pot signar, en lloc de fer-ho part per part — útil quan diversos treballadors han intervingut en un projecte durant un període.

Distribució de costos

Vista transversal, sense haver d'entrar expedient per expedient: donat un conjunt de filtres, mostra com s'han imputat els costos (partes, factures, compres) a cada capítol, subcapítol o partida de tots els expedients afectats.

Full de treball diari

Permet a un operari que fa tasques de diversos expedients en un mateix dia imputar-les totes des d'una sola pantalla (expedient, capítol/subcapítol i hores per a cada tasca), sense haver de crear un part complet per cadascuna.

Funciona amb tres estats:

Un responsable amb permisos pot, des de l'estat pendent, tornar-lo a esborrany, validar-lo o rebutjar-lo.

Un full validat ja no es pot eliminar. Es pot tornar a l'estat pendent —això elimina el part de treball generat—, sempre que aquest part no hagi generat ja un albarà; en aquest cas, l'opció desapareix.

Llistats

Pàgines relacionades

ClientsCrea i gestiona clients potencials i definitius a Stratya — permisos, camps obligatoris, alta, conversió i informació relacionada.Sistema de preusCom calcula Stratya el preu de venda d'un article per a cada client — preu base, tarifes i preus específics, i quin guanya quan n'hi ha diversos definits.