Clients
Crea i gestiona clients potencials i definitius a Stratya — permisos, camps obligatoris, alta, conversió i informació relacionada.
El mòdul de Clients permet crear clients potencials i definitius, mantenir-ne les dades comercials i consultar la informació relacionada amb cada client. Les pestanyes i les accions disponibles poden variar segons els permisos de l'usuari i els mòduls activats a l'empresa.
Permisos i visibilitat del mòdul Clients
Per què dos usuaris poden veure opcions diferents?
Stratya només mostra una pestanya o una acció quan l'usuari té tots els permisos necessaris i l'empresa té activada la funcionalitat corresponent. Si una pestanya no apareix o un botó està desactivat, no significa necessàriament que el client no tingui informació.
| Permís o condició | Què permet veure o fer |
|---|---|
| Lectura de Clients | Accedir al directori i consultar les pestanyes bàsiques Dades, Adreces, Contactes i Agenda. |
| Escriptura de Clients | Crear i modificar clients i les seves dades relacionades. També activa les accions d'eliminació i d'històric quan es compleixen els altres permisos necessaris. |
| Permís total de Clients | És una de les condicions necessàries per veure Econòmic, Documents, Moviments i Suplerts/Lliuraments. Cada pestanya encara pot exigir altres permisos. |
| Visibilitat informació econòmica | Permet mostrar imports, preus, riscos i altres dades econòmiques. Intervé en la visibilitat d'Econòmic, Moviments, Expedients, Suplerts/Lliuraments, Articles i Tarifes. |
| Lectura del recurs relacionat | Les pestanyes condicionals només apareixen si l'usuari també té accés als documents, magatzems, expedients, articles o tarifes corresponents. |
| Permís per veure històrics | Habilita Mostrar històrics al directori i l'acció per passar un client a l'històric o reactivar-lo. |
Quan l'usuari només té lectura, pot consultar la informació visible però no guardar canvis, afegir registres ni eliminar-los.
Clients potencials
Un client potencial permet registrar una oportunitat comercial sense disposar encara de totes les dades fiscals exigides a un client definitiu. Es pot utilitzar per fer seguiment, programar activitats i preparar pressupostos.
Client potencial vs. client
Un client potencial permet generar pressupostos, però no comandes, albarans ni factures. Per continuar el circuit de venda, primer cal convertir-lo en client definitiu.
Pestanyes del client potencial
| Pestanya | Contingut |
|---|---|
| Dades | Informació identificativa i comercial. Els camps marcats amb asterisc són obligatoris. |
| Econòmic | Tarifa, tipus de preu, forma de pagament i condició de pagament. |
| Adreces | Seus, magatzems o centres de treball addicionals. |
| Contactes | Persones de contacte, telèfons, correus i càrrecs. |
| Documents | Pressupostos o ofertes generades per al client potencial. |
| Agenda | Tasques, trucades i cites relacionades amb el client potencial, amb filtres i exportació. |
Permisos i accions del client potencial
Amb permís d'escriptura de Clients potencials, la capçalera permet Guardar, eliminar, passar a l'històric o reactivar, i convertir a client. També pot mostrar les accions d'agenda, auditoria, notes i documents adjunts.
Per crear un client potencial nou cal tenir permís d'escriptura i permís total de Clients potencials. Si falta algun dels dos, l'usuari pot no veure l'acció de creació encara que pugui consultar registres existents.
Convertir un client potencial en client definitiu
Obrir la conversió
Des de la fitxa del client potencial, feu clic a Convertir a client. L'acció només està disponible amb permís d'escriptura de Clients potencials.
Revisar els camps obligatoris
Informeu Codi de client, Codi comptable i NIF. Stratya pot proposar els codis; el codi de client pot aparèixer bloquejat si l'empresa treballa amb numeració automàtica.
Revisar la data d'alta
Data d'alta mostra la data que es traslladarà al client definitiu, però no és un camp obligatori en aquesta pantalla.
Guardar la conversió
En prémer Guardar, Stratya valida els camps obligatoris i comprova els codis i el document identificatiu. Si la validació és correcta, el client potencial passa a ser un client definitiu.
Directori de Clients
El punt de menú Clients obre el directori de clients definitius. La cerca ràpida Filtrar per nom localitza registres pel nom. Els filtres avançats permeten acotar per Codi, Codi comptable, interval d'Alta, Grups, Població, País i Document identificatiu.
Les columnes del directori mostren Codi, Alta, Codi comptable, Nom, Localitat, Telèfon i Contacte. Es pot canviar la columna d'ordenació i aplicar ordre ascendent o descendent. La part inferior mostra el total de registres i, quan està activada, la paginació.
Amb el permís corresponent, Mostrar històrics inclou els clients que s'han passat a l'històric i habilita el filtre per interval de Baixa. El botó d'impressió genera el llistat del directori amb els filtres aplicats.
Crear un client definitiu
Es pot crear un client definitiu directament, sense passar per client potencial. El botó Nou només apareix als usuaris amb permís d'escriptura de Clients.
Obrir el directori de Clients
Entreu al punt de menú Clients. Cal permís de lectura per accedir al directori.
Fer clic a Nou
El botó Nou obre una fitxa amb el Codi, el Codi comptable i la Data d'alta proposats segons la configuració de l'empresa. Si la numeració és automàtica, el codi pot aparèixer bloquejat.
Omplir els camps obligatoris
Completeu Codi, Codi comptable, Nom, Nom comercial, tipus i valor del Document identificatiu, Adreça, Població i Idioma. El nom comercial es copia inicialment del nom, però s'ha de revisar abans de guardar.
Completar les dades opcionals necessàries
Si són rellevants per al client, informeu els canals de contacte, l'agent, el transportista, les preferències de comunicació i la resta de camps avançats disponibles. Aquests camps no impedeixen l'alta si no estan marcats amb asterisc.
Guardar el client
En prémer Guardar, Stratya comprova els camps obligatoris i valida els identificadors del client. Si hi ha dades obligatòries buides o un identificador entra en conflicte amb un registre existent, es mostra l'avís corresponent i el client no es crea fins que es corregeix.
Completar la resta de pestanyes
Quan l'alta és correcta, es crea el client i s'habiliten les pestanyes que corresponen als permisos de l'usuari i a la configuració de l'empresa. A partir d'aquí es poden afegir adreces, contactes i condicions comercials.
Tipus de document identificatiu
El selector de Document identificatiu pot incloure NIF, NIF/IVA intracomunitari, Passaport, document oficial del país o territori de residència, certificat de residència fiscal i altres documents acreditatius. Cal seleccionar el tipus i informar-ne el valor.
Pestanya Dades del client
La pestanya Dades concentra la informació general. En una fitxa existent, el Codi identifica el registre i no es pot modificar directament.
Identificació i contacte general
- Data d'alta i Data de baixa indiquen el període d'activitat del client. La data de baixa no s'edita manualment: es gestiona passant el client a l'històric o reactivant-lo.
- Codi, Codi comptable i Codi alternatiu permeten identificar el client en els circuits comercial i comptable.
- Nom, Nom comercial, Document identificatiu, Adreça i Població formen les dades principals del client.
- Email, Telèfon, Mòbil, Fax, Web i Contacte recullen els canals generals de comunicació. Des de Telèfon es poden afegir números addicionals.
- Idioma determina l'idioma de comunicació del client.
- No accepta mailing permet excloure el client dels enviaments comercials que respecten aquesta preferència.
Camps avançats i seccions condicionals
Els camps avançats poden incloure Persona de contacte, Agent, Comissió, Data de naixement, Sexe, Protecció de dades, Transportista, Matrícula, Naturalesa de la transacció, Tipus de transport, coordenades del mapa, logotip, grups i classificació.
Quan l'empresa ho té configurat, també poden aparèixer:
- Nom personalitzable, que permet canviar el nom del client als documents comercials;
- Generar factura al servir comanda, que permet generar la factura automàticament en finalitzar el servei d'una comanda;
- blocs com Observacions, Treballadors, Consigna material, Web o altres apartats propis dels mòduls actius;
- gràfiques de facturació mensual i facturació per famílies.
No tots aquests camps són visibles a totes les empreses. La seva absència pot dependre de la configuració, del sector o dels mòduls activats.
Pestanya Econòmic
La pestanya Econòmic només apareix quan l'usuari té permís total de Clients, Visibilitat informació econòmica i lectura d'almenys un d'aquests recursos: pressupostos, comandes, albarans o factures de clients.
Indicadors de risc
| Indicador | Significat visible |
|---|---|
| Risc de cartera | Import de les factures del client que encara no s'han cobrat. |
| Risc comercial | Import dels albarans encara no facturats més les comandes encara no servides. |
| Import no facturable | Import dels albarans marcats com no facturables, que es mantenen per fer-ne seguiment però no entren en la facturació prevista. |
| Última compra | Data de l'última operació comercial registrada amb el client. |
Configuració comercial i fiscal
| Camp | Ús funcional |
|---|---|
| Tarifa | Tarifa de venda assignada al client. |
| IVA | IVA específic del client o aplicació de l'IVA definit als articles. |
| RE | Indica si s'aplica recàrrec d'equivalència. |
| No aplicar retenció | Exclou la retenció quan aquesta opció està marcada. |
| Descompte | Descompte general proposat als documents del client. |
| Descompte PP Directe Factura | Descompte per pagament anticipat aplicat directament a factura. |
| Descompte PP Documents | Descompte per pagament anticipat proposat als altres documents comercials. |
| Codi comptable de descomptes i Codi comptable de vendes | Comptes que s'utilitzen en el tractament comptable de les vendes i els descomptes del client. |
| Tipus de facturació massiva | Permet aplicar els filtres de la facturació massiva o mantenir tots els albarans separats, segons l'opció seleccionada. |
| Sèrie documents comercials | Sèrie que Stratya proposa als documents del client. |
Pagament, crèdit i bancs
- Divisa, Condició pagament i Forma pagament defineixen com es proposa el cobrament als documents del client.
- Dies pagament permet indicar fins a dos dies preferents de pagament.
- Tipus operació (IVA) i Incoterms defineixen el tractament fiscal i comercial que es proposa quan correspon.
- No girar efectes impedeix generar efectes de cobrament durant el període indicat.
- Codi caució, Import caució, Límit crèdit i Operacions assegurades recullen les condicions de risc concedides al client. Quan una operació no està assegurada, Stratya pot demanar-ne el motiu.
- A CCC EMPRESA es poden afegir comptes de l'empresa, consultar l'IBAN i el BIC, eliminar-los o marcar-ne un per defecte.
- A CCC CLIENT es poden consultar comptes actius o històrics i afegir un IBAN per als cobraments domiciliats.
Les observacions específiques de Pressupost, Comanda, Albarà i Factura es proposen als documents corresponents. El bloc de Factura electrònica només apareix quan aquesta funcionalitat està disponible.
Pestanya Adreces
La pestanya Adreces registra seus, magatzems, oficines o centres de treball addicionals del client. No substitueix l'adreça principal de la pestanya Dades.
El llistat es pot filtrar per Magatzem, Nom, Adreça, Població, Telèfon i Transportista. Les columnes mostren Magatzem, Nom, Adreça, Telèfon, Transportista i Observacions. Amb el permís corresponent també es poden incloure les adreces històriques.
En prémer Afegir adreça, es pot crear una adreça nova o vincular un magatzem existent. Per a una adreça nova, els camps obligatoris són Nom, Població i Adreça. També es poden informar:
- ubicació al mapa, Telèfon i Email;
- Ruta, Transportista i Matrícula;
- número de projecte o expedient, adreça per defecte, estat històric i observacions;
- opcions addicionals de lliurament, comanda automàtica o dades sectorials, si l'empresa les té activades.
Des de cada fila es pot editar l'adreça i, segons els permisos i la configuració, consultar-la al mapa, gestionar articles associats, passar-la a l'històric o eliminar-la. Afegir, editar o eliminar requereix permís d'escriptura de Clients.
Pestanya Contactes
La pestanya Contactes conté les persones relacionades amb el client. Les targetes del llistat poden mostrar Nom, contacte per defecte, Càrrec, Email, Mòbil, Telèfon, Tipus, Adreça i Tractament.
En prémer Afegir contacte, només el Nom és obligatori. També es poden informar Telèfon, Mòbil, Email i marcar el contacte Per defecte. A Camps avançats es poden completar Tipus, Tractament, Sexe, Observacions, Càrrec, NIF, Adreça, Població i No accepta mailing.
En guardar, el contacte queda disponible per seleccionar-lo a l'Agenda i en altres pantalles que utilitzen contactes del client. Guardar i nou desa el contacte actual i obre un formulari buit per continuar introduint contactes. Afegir, editar, passar a l'històric o eliminar contactes requereix permís d'escriptura de Clients.
Pestanya Agenda
La pestanya Agenda mostra les activitats vinculades al client. Es pot filtrar per interval de Data, Opció —tasca, trucada o cita—, Contacte, Assumpte, Usuari, Tipus i Adreça.
El resultat mostra la data, el tipus d'activitat, el contacte, l'assumpte, l'usuari i el tipus de calendari, i es pot exportar. La icona de calendari de la capçalera obre una activitat nova relacionada amb el client. La possibilitat de crear-la o modificar-la també depèn dels permisos d'agenda o CRM de l'usuari.
Pestanya Documents
La pestanya Documents només apareix amb permís total de Clients i lectura d'almenys un tipus de document de venda. Dins de la pestanya només es mostra cada bloc per al qual l'usuari té lectura: Pressupostos, Comandes, Albarans i Factures.
En desplegar un bloc, Stratya mostra els documents del client amb les dades principals, l'estat i l'import. Per exemple, Pressupostos mostra Estat, Alta, Pressupost, Referència client i Import. El número del document obre la seva fitxa. Cada bloc mostra el nombre de registres, el total i la paginació quan correspon.
L'opció Exercici actual limita la consulta als documents de l'exercici en curs. Si es desmarca, es poden consultar també documents d'altres exercicis.
Configuració d'impressió directa
La part inferior pot mostrar la Configuració impressió directa expedicions. Amb permís d'escriptura de Clients, es pot indicar la impressora i el nombre de còpies per defecte d'Albarà valorat, Albarà no valorat i Factura.
Si l'empresa treballa amb logística, poden aparèixer una segona impressora i còpies d'etiquetes de destinació. Els camps que no siguin aplicables a la configuració de l'empresa no es mostren.
Pestanya Moviments
La pestanya Moviments només apareix amb permís total de Clients, Visibilitat informació econòmica i lectura de Magatzems.
Per revisar l'històric de vendes d'un article a un client, obriu la fitxa del client i la pestanya Moviments, i seleccioneu l'Article al filtre. El llistat permet distingir cada moviment pel seu tipus i obrir-ne el document d'origen.
Es pot filtrar amb dos intervals diferents: Data, que correspon a la data del moviment, i Data document, que correspon a la data del document d'origen. També es pot filtrar per Article i Lot.
El resultat mostra el tipus de moviment, les dues dates, el document, l'article, el lot, la quantitat, el preu, el descompte, la base imposable i el PVP. La columna Document obre directament el document d'origen. La part inferior mostra els totals de Moviments, Quantitat i Base imposable, i el resultat es pot exportar.
Pestanya Expedients
La pestanya Expedients només apareix quan l'empresa treballa amb expedients, l'usuari té Visibilitat informació econòmica i disposa de lectura d'Expedients.
Expedients globals mostra l'estat, el codi i el nom dels expedients globals relacionats amb el client; la icona d'obertura porta a la fitxa de l'expedient. Expedients associats permet seleccionar un expedient i prémer Guardar per vincular-lo al client.
Amb permís d'escriptura de Clients, un expedient associat es pot desassociar mentre no estigui vinculat a cap document comercial del client. Si ja està utilitzat en un document, Stratya no permet eliminar l'associació.
Pestanyes Suplerts i Lliuraments
Aquestes pestanyes només apareixen si l'empresa treballa amb suplerts i lliuraments, l'usuari té permís total de Clients, Visibilitat informació econòmica i lectura de Factures de clients o d'Expedients.
Suplerts
Un suplert és un pagament efectuat per compte del client. El llistat mostra Estat, Data, Subcompte, Expedient, Concepte, Proveïdor i Import.
Per afegir un suplert, cal informar obligatòriament Subcompte, Proveïdor i Concepte. També es poden indicar Data, Import, Expedient, nota amb data i Observacions. En prémer Guardar els canvis, el suplert queda vinculat al client.
Lliuraments o entregues a compte
Un lliurament —també anomenat entrega a compte o bestreta— és un import avançat pel client que es podrà tenir en compte en la facturació posterior. El llistat mostra Estat, Data, Subcompte, Expedient, Concepte, Forma pagament i Import.
Per afegir un lliurament, cal informar Subcompte, Concepte i Forma pagament. També es poden indicar Data, Import, Expedient i Observacions. Les formes de pagament disponibles són les configurades per l'empresa.
Crear, modificar o eliminar suplerts i lliuraments requereix permís d'escriptura de Clients.
Pestanya Articles
La pestanya Articles apareix quan l'usuari té lectura d'Articles. Permet consultar les condicions particulars d'un article per a aquest client: article, referència del client, nom personalitzat, versió, preu o descompte i informació de l'última venda.
Els camps Preu, Descompte i Última venda només es mostren amb Visibilitat informació econòmica. Des d'Última venda es pot obrir l'albarà o la factura corresponent quan hi ha un document disponible.
Per afegir una condició particular, seleccioneu l'Article, informeu la Referència obligatòria i, opcionalment, un Nom personalitzat o una Versió. A Tipus de preu, escolliu si la condició es defineix amb un preu fix o amb un descompte; Stratya mostrarà el camp corresponent.
Afegir, editar o eliminar condicions particulars d'articles requereix alhora permís d'escriptura de Clients i Visibilitat informació econòmica. Guardar i nou desa la condició actual i obre un formulari buit per introduir-ne una altra.
Pestanya Tarifes
La pestanya Tarifes només apareix amb Visibilitat informació econòmica i lectura de Tarifes. Permet definir condicions per famílies d'articles sense configurar cada referència individualment.
- Afegir tarifa: seleccioneu una Categoria opcional, una Família obligatòria i una Tarifa obligatòria. En guardar, la tarifa queda associada a aquella família per al client.
- Afegir descompte: seleccioneu una Categoria opcional, una Família obligatòria i informeu el Descompte obligatori. En guardar, el percentatge queda associat a aquella família per al client.
Les dues taules mostren la categoria, la família i la tarifa o el descompte aplicat. Afegir o eliminar aquestes condicions requereix permís d'escriptura de Clients.
Botonera de la capçalera de la fitxa
La capçalera de la fitxa pot mostrar aquestes accions:
- Paginació: permet anar al client anterior o següent dins del resultat del directori.
- Eliminar: demana confirmació abans d'eliminar el client i només està activa amb permís d'escriptura.
- Passar a l'històric / Reactivar: treu el client dels directoris operatius o el torna a activar. Requereix escriptura de Clients i permís per veure històrics.
- Nova activitat d'agenda: obre una tasca, trucada o cita relacionada amb el client.
- Fitxa d'auditoria: mostra l'historial de modificacions del registre.
- Notes de registre: permet consultar o afegir anotacions vinculades al client segons els permisos disponibles.
- Documents adjunts: permet consultar o adjuntar documentació relacionada amb el client segons els permisos disponibles.
- Incidències: apareix quan l'empresa té el mòdul d'incidències actiu.
- Accions contextuals: algunes pestanyes, com Expedients o Suplerts, poden afegir botons propis a la capçalera.
En pantalles editables, Guardar desa els canvis de la pestanya activa. Si l'usuari canvia de pestanya o surt amb modificacions pendents, Stratya pot demanar confirmació abans de descartar-les.
Pàgines relacionades
CRM
Gestiona la relació amb els clients des del CRM de Stratya — notes, calendari, contactes, trameses, tasques, gràfiques i enviament de documents.
Pressupostos de clients
Crea i gestiona els pressupostos de clients a Stratya — línies, capítols, marges de cost i totes les accions de conversió i seguiment.